Kalendarz wydarzeń
Sierpień 2018
PnWtŚrCzPtSoNd
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

Partnerzy

GARR SA
GAPP SA
FGRN SA

Automatyczne odczytywanie faktur - przyszłość w księgowości?


Wiadomości | Księgowość 2013-03-07 08:15:44

Papierowy obieg faktur oraz konieczność ich ręcznego wprowadzania do programu księgowego to ciągle standard w większości polskich biur rachunkowych. W ostatnim czasie branżę rewolucjonizuje jednak enigmatyczny skrót OCR obiecujący automatyczne odczytywanie faktur. Czym jest OCR, czy sprawdza się w codziennej pracy biura rachunkowego i czy to naprawdę przyszłość w księgowości?

OCR – co to takiego?
OCR (Optical Character Recognition) to technologia, która pozwala na automatyczne rozpoznawanie znaków w plikach graficznych. Aplikacje OCR umożliwiają więc przenoszenie tekstu drukowanego z papierowych dokumentów bezpośrednio do komputera. Cały proces polega na zeskanowaniu papierowych dokumentów, obróbce OCR, a następnie automatycznym ich odczycie przez system komputerowy.

Technologia OCR ma zastosowanie w wielu branżach, gdzie konieczny jest obieg i zarządzanie drukowaną dokumentacją. W rachunkowości, dzięki technologii OCR, system jest w stanie znaleźć i odczytać dane zawarte w skanie faktury, bez konieczności ich ręcznego przepisywania. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych algorytmów proces przetwarzania dokumentu jest szybki i skuteczny.

Automatyczne odczytywanie faktur – czy warto?
Wprowadzenie bardzo dużej ilości faktur kosztowych zajmuje sporo czasu i może prowadzić do błędów. Aplikacja online, która analizuje skanowane dokumenty i automatycznie odczytuje informacje z faktury (numer faktury, kontrahent, data wystawienia, sprzedaży czy zapłaty oraz rejestr VAT) usprawnia cały proces.

Jak to dokładnie działa?
- Pracownicy biura rachunkowego lub nawet sami klienci biura skanują faktury. System analizuje skanowane dokumenty i automatycznie uzupełnia formularz informacji o fakturze kosztowej w archiwum dokumentów – tłumaczy Barbara Marcisz z SaldeoSMART – firmy produkującej aplikację do automatycznego odczytu faktur - To pozwala na wyeksportowanie faktur do pliku i import w programie księgowym, którego używa dane biuro rachunkowe. Dzięki temu biuro rachunkowe zyskuje czas, eliminuje błędy, poprawia jakość swojej pracy i – co bardzo istotne – daje swoim klientom coś więcej, stając się bardziej konkurencyjne na rynku – mówi Marcisz.

O czym należy pamiętać, wybierając aplikację OCR?
Pierwsze aplikacje i rozwiązania OCR dedykowane branży rachunkowej zaczęły już pojawiać się na polskim rynku; w najbliższym czasie na pewno zadebiutują kolejne. Czym więc kierować się, wybierając system do automatycznego odczytu dokumentów?

Ważne jest, aby wybrać firmę, która zna i rozumie specyfikę branży księgowej, która może ma już na swoim koncie wdrożenia dla tej branży – mówi Krzysztof Wojtas z BrainSHARE IT. – Istotny jest też stały support, czyli zapewnienie wsparcia na etapie korzystania z rozwiązania OCR oraz systematyczne wprowadzanie aktualizacji o nowe wersje, aby oferowana aplikacja była stale ulepszana i odpowiadała na aktualne zapotrzebowanie klienta.

Zastanawiając się nad wyborem aplikacji pozwalającej na automatyczny odczyt faktur, zawsze sprawdzajmy też kwestię bezpieczeństwa. Dane w aplikacji powinny być szyfrowane, aby uniknąć przechwycenia i rozszyfrowania ich przez niepowołane osoby. Sama aplikacja powinna być zabezpieczona przed ewentualną utratą danych, czemu służy codzienne zapisywanie kopii zapasowych.

Na pewno istotną kwestią jest też cena. W końcu OCR ma usprawnić, ale też zmniejszyć koszt wprowadzania danych z faktur. Warto wybierać więc aplikacje dostępne on-line. Nie wymagają one żadnych dodatkowych instalacji, inwestycji w sprzęt komputerowy czy drogie serwery. Wystarczy komputer z dostępem do internetu oraz przeglądarka internetowa.

OCR w moim biurze?
Technologia OCR, która pozwala na automatyczne odczytywanie dokumentów już teraz z powodzeniem wykorzystywana jest przez największe firmy. Wydaje się, że to tylko kwestia czasu, kiedy papierowy obieg faktur oraz konieczność ich ręcznego wprowadzania do programu księgowego trafią do lamusa. Aplikacje OCR w niedługim czasie mogą stać się standardem, dlatego biura rachunkowe, które już teraz zdecydują się na takie rozwiązania mogą wiele zyskać.

Tagi: OCR automatyczny odczyt dokumentów księgowość biuro rachunkowe
Źródło: materiały prasowe/BrainSHARE
Opracowano we współpracy z:
Górnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego SA
http://garr.pl
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Logo PO KL Logo UE