Kalendarz wydarzeń
Kwiecień 2017
PnWtŚrCzPtSoNd
     12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930

Partnerzy

GARR SA
GAPP SA
FGRN SA

E-faktury: jak je przechowywać?


Porady ekspertów | Księgowość 2012-01-17 14:18:17

Wszystkie faktury muszą być archiwizowane zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę w niezmienionej formie również te elektroniczne.

W systemie finansowym wystawca poza zapisem transakcji musi także dysponować plikiem zawierającym wystawioną fakturę w formie uniemożliwiającej ingerencję w jego treść, czyli np. plik PDF. Wystawiony dokument sprzedaży musi być właściwie przechowywany. Wymóg archiwizacji nie będzie spełniony, jeśli podczas udostępniania systemu finansowego (np. w razie kontroli) dane dotyczące transakcji będą mogły być zmieniane.

- Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W przypadku dokumentów wysyłanych e-mailami i archiwizowanych na serwerze firmowym zarówno wystawca, jak i ich odbiorca powinni zapewnić ich przechowywanie w ustanowionej odpowiednio strukturze katalogowej – mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland.

Miejsce fizycznej lokalizacji serwera, na którym zapisane są faktury może być dowolne.
W każdej chwili jednak upoważnione do tego służby muszą mieć do niego dostęp. Tak jak w przypadku wszystkich innych dokumentów, spółki mają obowiązek zapewnić bezpieczeństwo danych – także tych przechowywanych na nośnikach elektronicznych. Powinny w tym celu opracować i wdrożyć procedury tworzenia, testowania i odzyskiwania kopii zapasowych. W przypadku awarii serwera, na którym przechowywane są dane elektroniczne będzie możliwe ich przywrócenie.

Ustawodawca zostawia swobodę w zakresie warunków przechowywania faktur, jeśli spełnione są następujące warunki:

Baker Tilly Poland

Tagi: e-faktura przechowywanie księgowość porada
Źródło: materiały prasowe
Opracowano we współpracy z:
Górnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego SA
http://garr.pl
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Logo PO KL Logo UE