Kalendarz wydarzeń
Grudzień 2019
PnWtŚrCzPtSoNd
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
3031     

Partnerzy

GARR SA
GAPP SA
FGRN SA

Zarządzanie zmianą w organizacjia. Jak uczynić zmianę pożądanym źródłem rozwoju organizacyjnego?


Porady ekspertów | Zarządzanie 2010-08-18 08:41:46

Wzrost konkurencji, globalizacja, potrzeba budowania strategicznych przewag, coraz większe oczekiwania inwestorów związane z zyskami przedsiębiorstw powodują, że firmy muszą się przeobrażać, dostosowywać do nowych okoliczności, czyli dokonywać zmian.

Czym jest zmiana organizacyjna?
Zmianą organizacyjną można nazwać właściwie każdą modyfikację jaka zachodzi w obszarach organizacji i ma na nią znaczący wpływ. Może ona dotyczyć zarówno przekształcenia polityki organizacyjnej, jak i struktur lub postaw ludzkich, w celu zwiększenia efektywności. Zmiana pojawia się w chwili, gdy zmienia się lub ma się wkrótce zmienić coś, co odnosi się bezpośrednio do organizacji. Na zainicjowanie procesu zmian mogą mieć wpływ takie czynniki, jak: klienci, konkurencja, właściciele, dostawcy, odbiorcy, gospodarka, polityka, prawo, czy też związki zawodowe, które mogą wymusić zmiany np. w toku negocjacji zbiorowych lub w wyniku strajku.

Powody wprowadzania zmian w organizacji
Przyczyn do wdrażania zmian w organizacji jest bardzo wiele. Można podzielić je na te, które są powodowane czynnikami zewnętrznymi oraz te zależne od czynników wewnętrznych. Wśród zmian wywołanych impulsem z zewnątrz można wymienić m.in.: oczekiwania klientów odnośnie produktów i usług, decyzje i regulacje sądowe, konieczność dostosowania technologii, spełniania norm środowiskowych, zmiany w podaży pracy i wiele innych. Czynniki wewnętrzne z kolei mogą być przyczyną rewizji strategii organizacji, wdrożenia nowych innowacyjnych technologii, bądź też zmiany indywidualnych celów pracowników.

Bardzo częstym punktem wyjścia dla zmiany jest kryzys. Może on dotyczyć m.in.:

Jak powinien wyglądać proces zarządzania zmianą w firmie?
Do często stosowanej metody wprowadzania zmian w przedsiębiorstwach używany jest model niemieckiego psychologa – Kurt’a Levin’a. Zgodnie z tym modelem wprowadzenie zmian w organizacji składa się z trzech etapów.

Pierwszym jest rozmrażanie, czyli zburzenie funkcjonujących struktur, wytworzenie motywacji do wprowadzania zmian, udzielenie informacji o zmianach w otoczeniu, a także ustalenie konkretnego celu oraz harmonogramu podejmowanych działań. Na tym etapie pojawia się niepokój i stres związany z wprowadzaniem modyfikacji, ale obecna jest także świadomość, że owa zmiana jest niezbędna, aby uniknąć problemów lub porażki w przyszłości.

Drugim etapem jest sama zmiana, która jednak, aby była skuteczna musi być bardzo dokładnie przemyślana i wdrażana, z uwzględnieniem kultury organizacyjnej, zaangażowania pracowników oraz specyfiki działalności firmy.

Trzeci etap, tzw. zamrażania to stan, w którym pojawia się stabilizacja przekształceń, a reorganizacja przestaje być odbierana z obawą, lecz jest traktowana jako stan naturalny. Aby osiągnąć cel i doprowadzić do nieodwracalności procesu zmian organizacyjnych, każdy z etapów musi zostać przeprowadzony z niezwykłą uwagą.

Zarządzanie zmianą - krok po kroku
Dokonywanie zmian w organizacji nie jest sprawą prostą. Dlatego też zarówno przygotowania do ich przeprowadzenia, jak i sam proces wdrażania zmian musi być realizowany ze szczególną starannością. Przedsiębiorstwo i kadra kierownicza powinna przede wszystkim odpowiedzieć sobie na pytanie dlaczego daną zmainę należy wprowadzić, jaki ma być jej efekt dla firmy oraz kiedy widoczne będą jej efekty.

Następnie powinny zostać spisane wszystkie argumenty „za” i „przeciw” odnośnie proponowanej zmiany. Opracowanie przekonywujących korzyści wynikających z wprowadzanej zmiany pozwoli na skuteczne „sprzedanie” tej inicjatywy, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Ponadto kierownictwo musi także zastanowić się nad tym, jakich obszarów zmiana będzie dotyczyć, kogo szczególnie ona dotknie w sposób zarówno pozytywny, jak i negatywny. Pomoże to w rozpoznaniu ewentualnych zwolenników i przeciwników zmiany.

Następnie menedżerowie powinni opracować plan komunikowania zmiany. Sposób mówienia o zmianie powinien szczególnie uwzględniać konieczność dotarcia do pracowników, którzy będą wdrażać zmianę, a także do tych, których ona najbardziej dotknie. Informowanie o zmianie jest istotne w całym procesie zarządzania zmianą, czyli nie tylko przed, ale i w jego trakcie. Polega ono na informowaniu osób zainteresowanych o bieżącym etapie procesu zmian, osiągniętych do tej pory efektach oraz o kolejnych zadaniach jakie będą wykonane.

Kolejnym elementem powinna być analiza ryzyk wynikających z wdrożenia zmiany oraz strategii ich minimalizowania, czy niwelowania.

Należy pamiętać że do wdrożenia zmiany potrzebni są ludzie, dlatego też ważne jest powołanie zespołu składającego się ze skutecznych menedżerów potrafiących właściwie zarządzać i efektywnie przeprowadzić cały proces. Powinni oni nie tylko rozumieć potrzebę i celowość inicjowanych rozwiązań, ale także być na tyle charyzmatyczni, żeby przekonać do zmiany zainteresowane osoby w przedsiębiorstwie.

Bariery w procesie wprowadzania zmian
W trakcie procesu wprowadzania zmian w przedsiębiorstwie można napotkać szereg przeciwności. Związane jest to z wieloma czynnikami, które mogą istotnie zagrozić skutecznemu przeprowadzeniu zmiany w organizacji. Do najważniejszych barier zalicza się:

Należy zauważyć, że ludzie w organizacjach opierają się zmianom, ponieważ zmiany te przekształcają pewność i jasność w dwuznaczność oraz brak stabilizacji, zagrażają więc rezultatom wysiłków nad zachowaniem status quo. Zmiany powodują, że ludzie będą pracować w inny sposób niż dotychczas, być może będą musieli nauczyć się nowych rzeczy, pracować więcej (przynajmniej do momentu, w którym opanują już nowe podejście do pracy), być bardziej wydajni i skuteczni. Taka sytuacja przyczynia się także do, że nie łatwo jest uzyskać akceptację i wsparcie dla zmian ze strony pracowników.

Praktyczne sposoby pokonywania oporu przed zmianą w organizacji
Istnieje co najmniej kilka metod radzenia sobie z oporem wobec zmian w danej organizacji. Jako że opór w głównej mierze dotyczy zasobów ludzkich – pracowników to właśnie na nich skuteczny menedżer, przedsiębiorca powinien skoncentrować swoje wysiłki. Do najczęstszych sposobów pokonywania oporu w organizacji należą:

  1. Przekazanie informacji o potrzebie i logice wdrażanej zmiany – pracownicy będą mniej się obawiać zmian jeśli zrozumieją ich celowość i charakter
  2. Wzmocnienie zaangażowania pracowników – pokonanie oporu wobec zmian w organizacji za pomocą włączenia w projektowanie zmian potencjalnych osób mogących negatywnie wpłynąć na jej niepowodzenie
  3. Wsparcie w trakcie i po zakończonym procesie wdrażania zmian – ludzie łatwiej poradzą sobie ze zmianami, jeżeli udzieli im się wsparcia emocjonalnego
  4. Pisemne uzgodnienia – uzgadnianie na piśmie kierunków zmian i działań do wykonania pomiędzy wdrażającym zmianę, a resztą zaangażowanych pracowników pozwoli na zniwelowanie ewentualnych zastrzeżeń zgłaszanych przez oponentów zmiany

Podsumowując, każdy menedżer powinien pamiętać, że wprowadzanie zmian dla samych zmian jest czynnością niepożądaną. Dlatego też stabilizacja procedur jest często dużo bardziej pożyteczna niż ciągła zmiana. Ponadto, najtrudniejsze do wdrożenia są zmiany radykalne, powodujące znaczące przekształcenia w organizacji. W związku z tym dobry menedżer powinien skupić się na prowadzeniu procesów ciągłego (systematycznego) doskonalenia organizacji zamiast stosowania terapii szokowych, które mogą być zarówno trudne do wdrożenia, jak i powodować silny opór pracowników.

Mariusz Młodawski

*****
O autorze
Mariusz Młodawski jest specjalistą w zakresie planowania strategicznego, analizy rynku, rozwoju biznesu, restrukturyzacji, optymalizacji procesów i kontrolingu.
Absolwent studiów dziennych Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego. Wielokrotny laureat stypendium naukowego Uniwersytetu Warszawskiego. Stypendysta programu Socrates/Erasmus w Rotterdam Business School.
Ukończył program "Strategiczne analizy finansowe do oceny działalności przedsiębiorstw" na Harvard Business School.
Obecnie zajmuje się planowaniem strategicznym oraz optymalizacją procesów i wyników w międzynarodowym koncernie budowlanym.
Prowadzi doradztwo i szkolenia z zakresu zarządzania.
 

Tagi: przedsiębiorczość akademicka zarządzanie zmianą zmiana organizacja
Źródło: opracowanie eksperta; © DlaFirmy.info.pl
Opracowano we współpracy z:
Górnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego SA
http://garr.pl
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Logo PO KL Logo UE