Kalendarz wydarzeń
Maj 2019
PnWtŚrCzPtSoNd
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

Partnerzy

GARR SA
GAPP SA
FGRN SA

Zarządzanie czasem menedżera i techniki relaksacyjne


Porady ekspertów | Zarządzanie 2010-03-01 08:51:09

Stracony czas takiego stwierdzenia używa się dla czynności i zdarzeń, które były mało owocne i nie przyniosły oczekiwanych rezultatów. Czas jest chyba jednym zasobem, którego nie można pożyczyć czy zwrócić, dlatego jest on dla nas tak bardzo cenny, chociaż przekonujemy się o tym fakcie zwykle zbyt późno.

Czasem można, a nawet trzeba zarządzać. Obecnie umiejętność zarządzania czasem jest szczególne cenna, gdyż postęp technologiczny spowodował zwiększoną liczbę zadań, a powszechny dostęp do Internetu daje praktycznie możliwość bycia w kilku miejscach jednocześnie. Tanie linie lotnicze również ułatwiają szybkie przemieszczanie się na duże odległości i organizowanie spotkań w każdym miejscu.
Sprawne zarządzanie czasem przynosi wiele realnych korzyści – brak pośpiechu, mało stresów, czas wolny, który można przeznaczyć na hobby, dla rodziny, a także na własny rozwój.

Aby sprawnie zarządzać czasem swoim i innych należy zwrócić uwagę na wymienione niżej aspekty życia codziennego.

Potrzeby, których zaspokajanie, jak twierdzi Maslow, skłania nas do kolejnych działań i dzięki temu „idziemy w przód”. Brak zaspokajania potrzeb powoduje dysonans czyli poczucie braku komfortu. Zaspokajanie potrzeb ma swoją kolejność: niezaspokojenie potrzeb niższego rzędu powoduje niemożność zaspokojenia potrzeb wyższego rzędu – począwszy od potrzeb najprostszych, takich jak potrzeba bezpieczeństwa, skończywszy na potrzebach rozwoju. Aby zaspokajać potrzeby trzeba sobie zdawać sprawę z ich istnienia. Niezależnie od obecnego statusu każdy z nas odczuwa następujące potrzeby: fizjologiczne, bezpieczeństwa, afiliacji, szacunku i uznania, samorealizacji.

Cele czyli „góry”, które chcemy zdobyć, czy marzenia, które chcemy spełnić. To kolejny istotny element w zarządzaniu czasem „ Jeżeli nie wiem dokąd idę to skąd wiem, że tam doszedłem?”

Przykładowo, gdy pierwszego września idziemy do szkoły naszym celem jest ukończenie kolejnej klasy, potem wybór szkoły średniej – i jej skończenie – to dla większości z nas jeden z pierwszych celów jakie posiadaliśmy. Potem wybór kierunku studiów, pierwsza praca. A czy teraz mam swoje cele? Jakie one są? Jak będzie wyglądało ich zdobycie, czyli co się musi wydarzyć abym wiedział, że zrealizowałem ten cel i oczywiście kiedy go mam osiągnąć – takie pytania powinien sobie postawić każdy menedżer .

Plany w odróżnieniu od celu precyzyjnie określają w jaki sposób zamierzamy osiągnąć nasz cel. Jakie elementy będą się składały na osiągnięcie naszego celu. Czego i w jakim czasie muszę dokonać. Plan może, a właściwie powinien być wykazem poszczególnych etapów zdobywania celu czyli rozbiciem celu głównego na cele cząstkowe.

Zadanie, czyli tak naprawdę najmniejszy element zarządzania czasem- czynność jednostkowa wykonywana w czasie dnia pracy, od której zależy czy osiągniemy cel w założonym terminie, a także to, w jakim terminie i jaką potrzebę zrealizujemy.

Jak zatem ocenić i jak wybrać zadania tak, aby wykonywać tylko te potrzebne?

Dzień, zarówno menedżera, jak i każdego człowieka, składa się z dziesiątek, a nawet setek zadań. Część z nich jest powtarzalna (mycie zębów, spacery z psem, mycie naczyń, spotkania a klientami, zebrania), a część wykonywana sporadycznie albo nieczęsto (wyjście do kina, spotkanie towarzyskie, narada z szefem). Wybór zadań oraz ich realizacja powinny być zdeterminowane takimi parametrami, jak pilność i waga tego zadania. Przypisanie kombinacji tych dwóch parametrów do każdego zadania sprawi, że będziemy mogli ocenić rangę tego zadania nie tylko dzisiaj, ale także w całym procesie zarządzania czasem i naszym życiem.

Prawidłowa ocena zadań i ich wybór w czasie realizacji planu powoduje, że realizujemy cele cząstkowe, dzięki czemu w założonym czasie zrealizujemy nasz cel i zaspokoimy swoje potrzeby.

Dobry menedżer to taki, który wykonuje zadania ważne i niepilne, unika sytuacji kiedy to zadanie przeobraża się w „pożar”, czyli zadanie ważne i pilne, deleguje zadania oraz odrzuca realizację zadań niepilnych i nieważnych.

Od dzisiaj będę zarządzać swoim czasem. Jak odnieść sukces już dziś?

Dzień pierwszy - krok pierwszy.
Skoro już znamy swoje cele, zadania i mamy plany, należy wszystko to spisać, bowiem informacje nie zapisane są często zapominane. Brak czasu to tylko wymówka i można z tym skutecznie walczyć poprzez skuteczną identyfikację, a później eliminację „złodziei czasu”. Weźmy kartkę i skrupulatnie zapisujmy przez parę dni co robimy i ile nam to czasu zajmuje – zarówno w pracy, jak i w domu.

Szczere zapiski pokażą nam, ile czasu spędzamy na przerwach kawowych, pogaduszkach z kolegami, czacie, ale również na mało efektywnych zebraniach i czytaniu przydługich e-maili, z których niewiele wynika.

Dzień drugi, krok drugi.
Skoro już wiemy co nam zabiera potrzebny czas, wystarczy tylko to coś wyeliminować. Jeżeli jest to niemożliwe, usuwamy przynajmniej te elementy, na które mamy wpływ. Wszak trudno jest czasami zaproponować Prezesowi, aby zebrania były BARDZIEJ EFEKTYWNE…

Oczywiście wielość zadań powoduje, że sama eliminacja pożeraczy czasu niejednokrotnie nie wystarcza. Dobrą metodą jest zwiększanie efektywności osobistej poprzez podniesienie umiejętności szybkiego czytania, efektywniejszego notowania np.: metodą map myśli, czy też bezwzrokowego pisania na komputerze.

Każdy menedżer powinien zaczynać tydzień pracy od zaplanowania swojego kalendarza, mając na uwadze zarówno swoje przyzwyczajenia, jak i otaczający go świat. Planując spotkanie nie zapominajmy, że po godz.18.00 ludzie chcą spędzać czas w domu, z rodziną, z przyjaciółmi, czy też realizując swoje hobby.

Chcąc porozmawiać z szefem produkcji, czy zaopatrzeniowcem możemy to zrobić wcześnie rano, kiedy wszystkie służby jeszcze są osiągalne, gdyż dla nich zmiana najczęściej kończy się koło godziny 14.00. Wiele osób lubi pracować wcześnie rano, ale są osoby o innym rytmie biologicznym – tzw. sowy, lubiące prace do późnych godzin wieczornych. Niezależnie jednak od preferencji, każdy w pracy ma mocniejszy okres i słabsze godziny.

Świadomość konieczności zarządzania czasem nie powinna dotyczyć wyłącznie pracy. Zarządzanie sobą w czasie reprezentuje podejście, w którym obok standardowych technik planowania, wyznaczania priorytetów i zadań, baczną uwagę skupia się na całym życiu i wszystkich jego aspektach.

Dobry menedżer to osoba, która odgrywa wiele ról w pracy (motywuje, zarządza, nagradza), ale również nie zapomina o swoich rolach życiowych jako ojciec, matka, mąż, żona, głowa rodziny, itp. oraz o swoich pragnieniach, hobby i własnym rozwoju. Dokładnie tak samo jak podchodzimy do zadań w pracy i przyznawania im priorytetów, tak samo powinniśmy podchodzić do zarządzania sobą w naszym osobistym życiu.

Praca po godzinach w pierwszym okresie powoduje przyspieszenie realizacji zadań, jednak w perspektywie osoba przemęczona to potencjalne źródło konfliktów, stresów i chorób.

Brak prawidłowego podejścia do optymalizacji czasu powoduje narastanie stresu. Stres, oczywiście w niedużych dawkach, jest mobilizujący i ma pozytywny wpływ na pracę, jednak w większych powoduje wiele negatywnych zdarzeń.

Dzięki zastosowaniu zarządzania czasem, wiemy już, że wolny czas można zaplanować.

Są sytuacje, w których nadmiar zadań powoduje duże zmęczenie i aby złagodzić jego skutki najlepiej zastosować jedną z dostępnych technik relaksacyjnych. Jak donosi literatura praca umysłowa przekraczająca pięć godzin dziennie staje się mało efektywna, ale dzięki umiejętnie stosowanej relaksacji możemy pracować bardziej wydajnie przez dłuższy czas.

Z popularnych technik można zaproponować metodę Jacobson’a dającą świetne rezultaty odprężające w ciągu dnia – to taki energetyczny napój relaksacyjny. Można także zastosować techniki dające efekty dłuższe. Systematyczne uprawianie sportu nie tylko podnosi wydolność organizmu i zabezpiecza przed chorobami serca, ale także dodaje nam chęci życia i poprawia samopoczucie. Brak zapału do uprawiania sportu można zrekompensować sobie chociażby posiadaniem psa, który zmusza do pewnej aktywności. Poranne spacery stają się wówczas zastrzykiem energii, i to nie tylko dla nas, ale również dla innych członków naszej rodziny.

*****
Adam Władysław Moszyński- specjalista z zakresu zarządzania sprzedażą, dystrybucją i logistyką.
Wykształcenie techniczne umiejętnie łączy z praktycznymi umiejętnościami trenerskimi poświadczonymi podyplomowym certyfikatem Akademii Trenera.
Doświadczenie zawodowe zdobywał jako menedżer, m.in. w branży chemicznej, awansując od stanowiska handlowca, aż po dyrektora.
Specjalista w zakresie zarządzania czasem.

Tagi: zarządzanie czasem menadżer relaks techniki relaksacyjne przedsiębiorczość akademicka
Źródło: opracowanie eksperta, © DlaFirmy.info.pl
Opracowano we współpracy z:
Górnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego SA
http://garr.pl
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Logo PO KL Logo UE