Kalendarz wydarzeń
Październik 2019
PnWtŚrCzPtSoNd
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031   

Partnerzy

GARR SA
GAPP SA
FGRN SA

Wdrażanie strategii i zarządzanie projektami z wykorzystaniem karty projektu


Porady ekspertów | Zarządzanie 2009-12-23 14:37:45

Artykuł archiwalny
Ten artykuł jest starszy niż 12 miesięcy.

Diagnoza strategiczna analiza strategiczna wdrażanie strategii i zarządzanie projektami to w uproszczeniu triada pojęciowa pozwalająca nakreślić zakres kursu zarządzania strategicznego w firmie. Po wypełnieniu treścią dwóch pierwszych modułów teraz jest czas na jej domknięcie w postaci praktycznych i użytecznych porad w trzecim obszarze.

Ponieważ niniejszy artykuł kończy mini-cykl poświęcony zagadnieniom strategicznym w firmie, aby w pełni zrozumieć i wykorzystać zawarte w nim wskazówki zalecane jest także zapoznanie się tym, co miało miejsce w „poprzednich odcinkach”. Jest to tym bardziej uzasadnione, że dla lepszego wykorzystania wiedzy niezbędne jest właśnie podejście kompleksowe i przejście całej ścieżki strategicznej.

Pierwszy etap - diagnozy strategicznej zwracał uwagę na sposoby analizy stanu obecnego, w ujęciu najważniejszych czynników – wewnętrznych i zewnętrznych oraz jednocześnie wspierających lub przeszkadzających, które wpływają w istotny sposób na funkcjonowanie firmy. W wyniku selekcji i uporządkowania czynników powstawała lista sił, słabości, szans i zagrożeń, która dawała odpowiedź na pytanie: jak jest.
Drugą częścią była analiza strategiczna i wnioskowanie na jej podstawie z wykorzystaniem metody SWOT, co sprowadzało się do uzyskania odpowiedzi na pytania co, jak, kiedy i dlaczego powinienem robić, aby osiągnąć zamierzone cele biznesowe. W wyniku tych rozważań ustalona została szczegółowa lista propozycji projektów do realizacji uporządkowanych w ramach kierunków działań wraz kilkoma możliwymi sposobami ich wyboru i hierarchizacji.

Samo wdrażanie strategii firmy powinno się odbywać przez realizację dwóch komplementarnych nurtów działania:

Ponieważ efektem wnioskowania i analiz strategicznych jest usystematyzowana lista propozycji projektów, które powinny być realizowane można śmiało stwierdzić, że skoro wiemy co mamy robić to nic tylko zabierać się do działania. Nawet samo zarządzanie projektem lub nawet kilkoma projektami nie wydaje się być kłopotliwe, gdyż wcześniej poprzez przypisanie rang lub hierarchii ustalona została kolejność realizacji projektów.

Skoro to jest takie proste to dlaczego jednak czasem jest to jednak takie trudne? Wiemy kto zazwyczaj tkwi w szczegółach, ale od tego są wyzwania, aby móc im sprostać.

Na obecnym etapie rozważań dysponujemy co prawda uporządkowaną listą pomysłów na projekty, ale co tak naprawdę wiemy każdym z projektów? Jest on zazwyczaj określony poprzez kilka słów – jedno zdanie, które jest pierwszą próbą nazwania tego projektu. Można pokusić się o mały eksperyment i poprosić kilka osób – najlepiej pracowników firmy, ale w zastępstwie także kogoś z rodziny, znajomych lub inne osoby, które mają jakąś wiedzę o naszej firmie, aby bez konsultowania się z kimkolwiek napisały w paru zdaniach, możliwie szczegółowo, jak rozumieją konkretny zapis nazwy projektu. Można przypuszczać, że istota projektu, jego zrozumienie i podawane szczegóły mogą być w jakiejś części zbieżne, ale z pewnością będą się w wielu kwestiach różniły od siebie. Jaka jest zatem istota projektu? Co autor pomysłu miał na myśli tworząc jego nazwę? Osobna kwestia, to czy takie wcześniejsze wnioskowanie odbywało się zespołowo – co zalecane, czy indywidualnie np. jedynie przez szefa – właściciela itp.

Taki akapit otwiera wielki worek z pytaniami o szczegóły projektu więc zapytam nawet konkretniej: A dla kogo ten projekt będzie skierowany? Gdzie będzie on realizowany? A ile będzie trwał? Jakie będą jego koszty, w tym pozafinansowe? Kto i jak będzie w niego zaangażowany? Z kim ten projekt będzie realizowany? Jakie są jego konkretne cele? Jak je osiągnąć a potem zmierzyć? … Ponieważ ten akapit mógłby w tej formie i bez powtarzania pytań być kilka razy większy proponuję zamiast niepotrzebnych obaw, jak sobie z tym wszystkimi odpowiedziami poradzić, konkretne rozwiązanie praktyczne. Pozwoli ono dookreślić szczegóły projektu, odpowiadając na pytania zadane i te niezadane oraz porządkując wiedzę o tym, jaka jest tak naprawdę istota projektu.

Tym rozwiązaniem jest zastosowanie narzędzia pod nazwą karta projektu. Jest to propozycja zebrania konkretnych odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące projektu w jednym miejscu, zazwyczaj na kilku stronach tekstu.

Choć rzetelne wypełnienie treścią karty projektu może być w niektórych kwestiach czasochłonne lub też odpowiedź na jakieś pytanie będzie na daną chwilę nieznana i konieczne będzie jej sprawdzenie i uzupełnienie w późniejszym terminie to ma tu zastosowanie znana już z wcześniejszych etapów rozważań zasada, że im precyzyjniej i bardziej dokładnie zostaną przedstawione zapisy karty, tym łatwiejsze powinno być już samo rozpoczęcie i realizacja projektu.

Należy także pamiętać, że niektóre instytucje, w tym w szczególności takie, które wspierają realizację projektów, mają swoje odrębne wytyczne, wzory i procedury dotyczące charakterystyki poszczególnych projektów i w przypadku współpracy z nimi np. przy okazji pozyskiwania dodatkowych, zewnętrznych źródeł finansowania konieczne jest o wiele bardziej szczegółowe przedstawienie zamierzeń projektowych .

Poniżej prezentowana propozycja karty projektu jest raczej przeznaczona do wewnętrznego użytku firmy, ale nawet w tym zakresie może stanowić bardzo cenny zbiór informacji jako podstawa do opracowania bardziej zaawansowanych dokumentacji projektowych.

Ponadto każda karta projektu, czy to wypełniana w formie elektronicznej, czy też papierowej powinna poza częścią stricte merytoryczną dotyczącą odpowiedzi na wskazywane pytania mieć także część informacyjną – wyjaśniającą czemu służy, gdzie, kiedy i jak należy ją dostarczyć po wypełnieniu oraz kto i kiedy ją wypełnił.

Układ karty projektu, z wyodrębnieniem piętnastu części przedstawiony jest poniżej, jako gotowe narzędzie do realizacji, wraz z komentarzem wyjaśniającym. Ilość miejsca do wpisywania odpowiedzi jak również ilość wolnych wierszy itp. przedstawiona jest oczywiście przykładowo.
 

STRATEGIA ROZWOJU FIRMY X
KARTA PROJEKTU


W ramach prac wdrażających strategię firmy X prosimy o sporządzenie karty projektowej dla każdego projektu, w tym przede wszystkim dla wszystkich projektów przewidzianych do wdrażania w pierwszej kolejności. Prosimy zwłaszcza o przygotowanie kart projektowych dla projektów, w które chcielibyście się Państwo osobiście zaangażować.

Dane osoby / osób wypełniających kartę:

 

1. Nazwa projektu - czytelna, jasna, może być z użyciem słownictwa fachowego – może odpowiadać / rozwijać zapisy z tabeli wnioskowanie na podstawie analiz SWOT:

2. Nazwa „komercyjna” projektu - efektowna, przemawiająca do głównych realizatorów i beneficjentów, łatwa do zapamiętania, dobra podstawa do działań promocyjnych itp:

3. Menadżer projektu - główny zarządzający realizacją projektu: imię nazwisko – może być tożsame z osobą wnioskującą, wiodąca w realizacji projektu,, telefon, e-mail, itp.:

4. Lokalizacja projektu - należy wskazać konkretną lokalizację np. czy będzie to siedziba firmy, jej oddział itp. lub też ze względu na specyfikę realizacja projektu będzie miała miejsce w przestrzeni miasta – jeśli tak to gdzie konkretnie, w uzupełnieniu warto także pamiętać o aspektach cyberprzestrzeni:

5. Zakres projektu - co składa się na projekt? - określić główne moduły, podprojekty, zadania, zwłaszcza w przypadku projektów złożonych:

6. Cel strategiczny projektu - nowa wartość tworzona w wyniku realizacji projektu dla firmy:

7. Cele szczegółowe i monitoring - wymierne efekty określające stopień zrealizowania projektu, sformułowane w sposób mierzalny, ilościowy, osadzone w czasie, stanowiące podstawę do monitoringu i ewaluacji projektu:
 

Cel szczegółowy/miernik

Zakłady poziom realizacji (liczba i jednostka)

Zakładany czas osiągnięcia celu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Beneficjenci projektu - kto skorzysta na zrealizowaniu projektu i jakie korzyści odniesie:

Beneficjent

Rodzaj i wymiar uzyskiwanych korzyści

 

 

 

 

 

 

 

9. Partnerzy realizujący projekt - kto będzie współpracować przy realizacji projektu:

Partner

Rola i udział partnera w projekcie.

 

 

 

 

 

 

 

10. Struktura instytucjonalna projektu np. ze względu na zakres i charakter projektu jeśli przewidywane jest partnerstwo to w jakiej formie, czy projekt realizowany będzie w ramach istniejącej firmy, czy koniczne będzie powołanie nowego podmiotu (jakiego), czy zmieni się i jak struktura firmy; lub też występuje brak sformalizowania instytucjonalnego

11. Dostosowanie projektu do posiadanych zasobów i sytuacji firmy - stopień wykorzystania atutów firmy, niwelowanie jej słabości, dostosowanie do uwarunkowań w otoczeniu, rozwiązywanie ważnych problemów firmy.

Siły firmy wykorzystywane przez projekt

 

Słabości firmy niwelowane przez projekt

 

Szanse w otoczeniu wykorzystywane przez projekt

 

Zagrożenia w otoczeniu niwelowane przez projekt

 

 

12. Środki niezbędne do uruchomienia projektu – należy oszacować możliwie precyzyjnie (ilość i jakość) zgodnie z posiadaną wiedzą środków koniecznych do wdrożenia projektu:

Rodzaj i wielkość środków niezbędnych do uruchomienia projektu

Źródło pozyskania niezbędnych środków

Finanse:

 

 

Ludzie:

 

 

Lokale:

 

 

Wyposażenie:

 

 

Inne (jakie):

 

 

 

13. Środki niezbędne do funkcjonowania projektu – należy oszacować możliwie precyzyjnie (ilość i jakość) zgodnie z posiadaną wiedzą oraz podać okres na jaki podawane są dane wielkości np. dziennie, miesięcznie, rocznie, itp.

Rodzaj i wielkość środków niezbędnych do funkcjonowania projektu

 Źródło pozyskania niezbędnych środków

Finanse:

 

 

Ludzie:

 

 

Lokale:

 

 

Wyposażenie:

 

 

Inne (jakie):

 

 

 

14. Wymiar czasowy projektu - czas na pełne uruchomienie projektu, czas uzyskania pierwszych dostrzegalnych efektów, czas, w którym projekt będzie atrakcyjny dla beneficjentów.

15. Korelacja z dokumentami strategicznymi (branżowymi, lokalnymi, regionalnymi, unijnymi, itp.) np. w kontekście możliwego montażu finansowego – wskazanie konkretnych zapisów strategii rozwoju, programów, wytycznych, harmonogramów konkursowych itp. odnoszących się do realizacji projektu, pozwalających na wpisanie się z projektem w zewnętrzne działania strategiczne i w związku z tym staranie się o uzyskanie jakiegoś wsparcia na realizację projektu.

Wypełnioną kartę projektu proszę złożyć do dnia ... do godz. … na adres/w pokoju/pocztą elektroniczną ... Dodatkowych informacji udziela ... nr tel., ... e-mail ... .

Oczywiście proponowana karta nie stanowi sztywnego, nienaruszalnego wzorca i może być ze względu na specyfikę firmy, jej szczególne potrzeby, wielkość itp modyfikowana, jednakże charakter tych zmian powinien iść raczej w kierunku jej rozbudowywana, niż ograniczana, choć w uzasadnionych przypadkach pewne uproszczenia też mogą być zasadne.

Jest to narzędzie stanowiące w przypadku rzetelnego wypełnienia treścią podstawę do stworzenia tzn. banku projektów, w którym będą zgromadzone szczegółowe informacje na temat zamierzeń firmy.
Podsumowując należy także pamiętać, że istotą wdrażania strategii poprzez projekty jest dokonywanie zmian w rzeczywistości firmy. Zmiany te, z założenia planowane na lepsze począwszy od małych udoskonaleń dotyczących obiegu dokumentów lub ustawienia mebli, a skończywszy na kilkuletnich i czasem kilkumilionowych projektach inwestycyjnych choć różnią się w skali i przedmiocie zawsze wykazują podobieństwa w odniesieniu do kilku podstawowych pytań. Sprowadzają się one między innymi do uzyskania odpowiedzi na temat relacji kosztów i korzyści realizacji projektu.

Kwestie wdrażania strategii i zarządzania projektami stanowią zakończenie tej ścieżki strategicznej, choć pamiętać należy, że odpowiedzialne wejście na taką ścieżkę powoduje, że nie powinno już być alternatywy dla myślenia strategicznego. Wskazana jest oczywiście aktualizacja zapisów, kreowanie nowych projektów, ich ciągły monitoring i ewaluacja, jednakże powrót do działania doraźnego, nieskoordynowanego, nie wynikającego ze strategicznego podejścia do zarządzania firmą byłby krokiem wstecz, co zdecydowanie odradzam. Na koniec pozostaje życzyć, aby podążając krętymi ścieżkami biznesowymi, zawsze w efekcie docierać do określonego celu.

Powodzenia.

Zapraszamy do skorzystania z narzędzia do analizy SWOT.

-----------------------
Marcin Budziński – nauczyciel akademicki i asystent rektora w Górnośląskiej Wyższej Szkole Przedsiębiorczości im. Karola Goduli w Chorzowie, wykładowca w Akademii Ekonomicznej w Katowicach, menadżer projektów europejskich, trener moderator, ekspert z zakresu biznes planów, zarządzania strategicznego, rozwoju lokalnego, przedsiębiorczości i metod kreatywnego myślenia. Uczestnik międzynarodowych projektów badawczych, autor kilkudziesięciu publikacji naukowych i dydaktycznych. Kontakt: marcin.budzinski@wp.pl

Tagi: zarządzanie zarządzanie projektem karta projektu
Opracowano we współpracy z:
Fundusz Górnośląski SA
http://www.fgrn.com.pl
~kucek
2014-10-29 12:48:15

W obecnych czasach warto ułatwiać sobie pracę, dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii jak np. program do zarządzania projektami pmcompass.pl, który umożliwia tworzenie wykresów Gantta, monitorowanie czasu pracy pracowników, zarządzanie dokumentacją oraz budżetem projektów. Poprawia komunikację wewnątrz zespołu projektowego.

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Logo PO KL Logo UE