Kalendarz wydarzeń
Październik 2018
PnWtŚrCzPtSoNd
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031    

Partnerzy

GARR SA
GAPP SA
FGRN SA

Budżetowanie co warto o nim wiedzieć?


Porady ekspertów | Finanse 2009-07-28 14:54:14

Artykuł archiwalny
Ten artykuł jest starszy niż 12 miesięcy.

Budżetowanie jest to jeden z elementów skuteczne zarządzania firmą. Jego praktyczne zastosowanie daje jednak nie tylko korzyści o charakterze finansowym przydatnych komórce finansowej, lecz wskazuje na wiele istotnych czynników będących podstawą budżetu. By budżet miał przede wszystkim praktyczne zastosowanie musi opierać się bowiem na danych dostarczonych przez wszystkie działy przedsiębiorstwa.

Budżetowanie obecnie ważniejsze niż kiedykolwiek
Budżetowanie nabiera szczególnego znaczenia w dobie spowolnienia gospodarczego. Podczas wzrostu istnieje duża przewidywalność zachowań. Jednak przy najmniejszym wahaniu, a precyzyjniej gdy rynek nie zachowuje się zgodnie z naszymi przewidywaniami (wypada z trendu), budżetowanie nabiera kolosalnego znaczenia, gdyż pozwala niejednokrotnie przetrwać trudne chwile. W szczególności olbrzymie znaczenie ma „dobre” budżetowanie, a nie zrobione „bo trzeba”.
Jak zatem „dobrze” budżetować? Poniżej kilka najważniejszych wytycznych – jak sprawić aby budżet był udany.

ABC budżetowania
Należy przede wszystkim pamiętać, że budżetowanie składa się z trzech fundamentalnych elementów:

Nie jest możliwe pełne korzystanie z korzyści jakie daje budżetowanie, jeżeli realizowane są tylko pierwsze dwa jego etapy tj. przygotowanie i realizacja. Przygotowanie, realizacja i równoczesna kontrola to podstawowe zasady związane z budżetowaniem. Nie przyniesie ono efektów jeżeli nie będzie składało się z wszystkich trzech, wspomnianych wyżej elementów.
Przygotowanie to pierwszy etap polegający na określeniu wielkości liczbowych dla poszczególnych komórek budżetowania za wskazany okres. Etap przygotowania kończy się w momencie zatwierdzenie przez decydenta – kierownika jednostki. Pod datą wskazaną w budżecie rozpoczyna się drugi etap – czas realizacji budżetu, czyli rejestracja operacji. Po okresie realizacji następuję trzeci etap – kontrola wykonania i analiza odchyleń.

Dobrze przygotowany budżet składa się z następujących etapów:

Zatwierdź mnie!
Zanim jednak nastąpi etap realizacji i rozliczania budżetu musi on zostać przygotowany, a także – co ważne – zatwierdzony. Jak pokazuje praktyka zatwierdzenie ma szczególne znaczenie. Przede wszystkim – dzięki temu – budżet nabiera właściwej rangi, gdyż staje się zarządzeniem – poleceniem służbowym, z drugiej zaś strony mobilizuje wszystkich, a w szczególności samego decydenta, do systematycznej pracy. Budżetowanie nie ma bowiem charakteru jednorazowego zadania po wykonaniu którego wszystko się poprawia i nie należy już do niego sięgać. Raz podjęta decyzja o budżetowaniu wymusza systematykę i dyscyplinę.
Samo budowanie budżetu to proces bardzo skomplikowany i wymagający aktywnego zaangażowania wielu osób – z różnych działów firmy. Budżetowanie nie może być tylko zbiorem liczb – w tym przypadku możemy co najwyżej mówić o zestawieniu – lecz powinno powstawać na podstawie zweryfikowanych danych otrzymanych od osób odpowiedzialnych za realizację budżetu.

Koszty w górę!
Naturalnym zachowaniem – i niestety dość dużym błędem – jest planowanie jak najwyższych wydatków oraz jak najbardziej bezpiecznych przychodów. Próba zawyżenia kosztów oraz minimalizacji przychodów nie wynika ze złej woli osób planujących. Jest to naturalna obrona przed czymś co może im zagrozić.
Dlatego też, w praktyce, najczęściej budżety realizowane są „od góry”. Im niższy szczebel tym bardziej szczegółowo osoba musi „wstrzelić się” w zaplanowany dla niej budżet. Najczęściej jej rola ogranicza się tylko do rozdysponowania wewnątrz własnej struktury przyjętych przez „górę” założeń.

Wspólny mianownik – pieniądz
Jak już wspomniano budżetowanie składa się z trzech czynników – planowania, realizacji oraz kontroli. By móc realizować wszystkie trzy etapy w sposób porównywalny niezbędnym jest sprowadzenie budżetów do wspólnej płaszczyzny. Tą płaszczyzną jest pieniądz. Wymiar finansowy jest nieodzowny przede wszystkim do procesu kontroli realizacji budżetu, gdzie niezbędne są wymierne i policzalne odchylenia. Dlatego też budżety są sporządzane wartościowo, choć podstawą ustalenia wartości może być i najczęściej jest ilość.
Wymiar finansowy ma jeszcze jedno istotne znaczenie. Budżety z określonymi wartościami stosunkowo łatwo analizować. Posiadając kwoty analiza jest czytelna nie tylko dla kontrolera czy osoby znającej bardzo dobrze specyfikę podmiotu, ale również dla innych osób – nie będących specjalistami. Ponadto możliwe jest łatwe porównywanie budżetów w czasie tj. z budżetami sporządzanymi w przeszłości. W praktyce bowiem wiele istotnych wniosków można otrzymać dokonując przekrojowych analiz.

Jak pogodzić wszystkich?
W praktyce wielu przedsiębiorstw można zaobserwować duży rozdźwięk pomiędzy spojrzeniem na budżetowanie osoby przygotowującej plany i kierownika zespołu księgowego. Wynika to przede wszystkim z faktu, że księgowość jest zorientowana na gromadzenie informacji historycznych służących zaspokojeniu bieżących potrzeb sprawozdawczości podatkowej, a także rocznej sprawozdawczości finansowej. Budżety mają natomiast zupełnie inny wymiar czasowy. Sporządza się je myśląc o przyszłości a, dane historyczne służą jako baza wyjściowa oraz podstawa do ustalenia odchyleń.
I właśnie to inne spojrzenie na budżetowanie przez kontrolera i kierownika zespołu księgowego może prowadzić do „położenia” zarządzania budżetowego w firmie.

Która to wersja?
Poważną trudnością w procesie planowania i rozliczania budżetów są niekończące się korekty. Przy planowaniu, właściwie w jego każdym momencie, możliwe są mniejsze lub większe zmiany. Powoduje to niestety potężny chaos – co przekłada się częstokroć na pomijaniu spraw ważnych. Korekty są nieuniknione, bo budżet ma służyć zarządzaniu, lecz niezbędne są ograniczenia w tej materii. Na pewno niedopuszczalne jest bezwzględnie modyfikowanie budżetu po jego zatwierdzeniu przez decydenta.

Dlaczego budżetowanie jest ważne?
Każdy rodzaj zarządzania ma sens jeżeli prowadzi do wzrostu wartości przedsiębiorstwa. W przypadku budżetowania owy wzrost osiąga się poprzez uzyskanie większej ilości informacji niezbędnych do podejmowania strategicznych decyzji. W tym przypadku niezbędne jest ustanowienie odpowiedzialności.
Naturalnym jest, że za proces budżetowania odpowiedzialna jest komórka zarządzania finansami firmy. Jednak jak wskazano wcześniej proces ten nie jest tylko zadaniem stawianym przed finansistami, lecz musi angażować wszystkich działów przedsiębiorstwa.
Budżetowanie – w pozytywnym aspekcie – prowadzi do wprowadzenie narzędzi motywujących. Nagroda nie jest przyznawana za terminowość sporządzania budżetu – to jest obowiązkiem, ale w przypadkach optymalnego kształtowanie się wielkości zrealizowanych. Niestety najczęściej pod tym pojęciem rozumiane są jak najniższe koszty i jak największe przychody. Gdy jednak mowa o optymalnym stanie to oczekiwany jest stan poprawnych relacji, a nie tylko obniżenie lub zwiększenie, bez oceny innych czynników.

Pytanie o sens budżetowania – w dobie spowolnienia gospodarczego – wydaje się bezzasadne – gdyż właśnie w takim czasie budżetowanie daje ogromną przewagę nad innymi podmiotami. Teraz pozostaje tylko wykorzystać ten atut.

Najważniejsze cechy budżetowania:

Piotr Rybicki

Masz pytanie dotyczące uzyskania dotacji z UE? Zadaj pytanie na forum naszym specjalistom.
Tagi: finanse budżetowanie zarządzanie firma
Źródło: Piotr Rybicki
Opracowano we współpracy z:
Fundusz Górnośląski SA
http://www.fgrn.com.pl
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Logo PO KL Logo UE