Obowiązki pracodawcy zatrudniającego min. 20 pracowników

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników musi wypełnić obowiązki związane z zakładowym prawem pracy, jest objęty ustawą o zwolnieniach grupowych, ma obowiązek wypłaty świadczeń chorobowych i tworzenia ZFŚS, z którego może zrezygnować. Ma zatem szerszy zakres obowiązków niż mniejszy zakład pracy.

Regulamin pracy

Zgodnie z art. 104 K. p. pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy. Ustala on organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Przy czym nie ma tutaj znaczenia wymiar czasu pracy zatrudnionych (mogą pracować na 1/2 lub na 3/4 etatu), a jedynie liczba pracowników. W sytuacji, kiedy powyższe informacje reguluje w całości układ zbiorowy pracy, to nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy. Jeśli natomiast określa on tylko wybrane zagadnienia lub opisuje je w sposób ogólny, to w zakresie tematów nieuregulowanych należy wprowadzić regulamin pracy.

Zgodnie z art. 1041 K. p. regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
• porę nocną,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

W regulaminie pracy powinna znaleźć się także informacja o karach stosowanych zgodnie z art. 108 K. p. z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Powyższe zestawienie stanowi listę otwartą, tzn. że pracodawca tworząc omawiany akt prawa wewnątrzzakładowego może uregulować w nim także inne zagadnienia (np. może wprowadzić pracownikom zakaz przebywania na terenie zakładu pracy w stanie nietrzeźwym, po zakończeniu świadczenia pracy lub w czasie ich usprawiedliwionej nieobecności spowodowanej chorobą i inne). Nie ma też obowiązku opisywania wszystkich ww. zagadnień, jeżeli nie występują one w danym zakładzie pracy.

Pracodawca ustala regulamin pracy w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Robi to samodzielnie w sytuacji, w której treść regulaminu pracy nie zostanie uzgodniona ze związkami w terminie przewidzianym przez obie strony lub w przypadku braku zakładowej organizacji związkowej (art. 1042 K.p.).

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zazwyczaj występuje to w formie wywieszenia na tablicy ogłoszeń lub podania każdemu z osobna w formie papierowej i otrzymania od każdego pracownika oświadczenia, że zapoznał się on z jego treścią. Takie potwierdzenie należy przechowywać w części B akt osobowych. Od chwili wprowadzenia regulaminu pracy pracodawca ma obowiązek zapoznania każdego nowego pracownika z jego treścią przed rozpoczęciem przez niego pracy (art. 1043 K. p.).

Uregulowania zawarte w regulaminie pracy nie mogą być mniej korzystne dla osób zatrudnionych niż postanowienia układów zbiorowych pracy, inne porozumienia zbiorowe oraz przepisy o charakterze powszechnie obowiązującym.

Regulamin wynagradzania

Kwestię wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń z nią związanych regulują zazwyczaj układy zbiorowe pracy, ale według art. 772 § 1 K. p., pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym bądź ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Jest on również wymagany w sytuacji, gdy zakład pracy jest co prawda objęty układem zbiorowym pracy, ale nie reguluje on warunków wynagradzania i przyznawania innych świadczeń lub gdy zostały one opisane w sposób powierzchowny.

W regulaminie wynagradzania określa się kwestię wynagrodzenia zasadniczego oraz składników uzupełniających (premie, prowizje). Można opisać w nim również zasady wypłacania dodatków (funkcyjnych, stażowych, za warunki szkodliwe) lub świadczeń wypłacanych za dłuższy okres czasu (premia kwartalna albo nagroda jubileuszowa). Można także ustalić w nim prawo do dodatków z racji nadgodzin, pracy w nocy lub sposób opłacania za przestój, a także świadczenia gwarancyjne (np. za czas niezdolności do pracy, z tytułu wypadków przy pracy czy chorób zawodowych, odprawy: emerytalne, rentowe i pośmiertne). Ich uregulowanie w opisywanym regulaminie jest jednak uzasadnione jedynie w sytuacji, gdy świadczenia te będą wyższe od ustawowych. W przeciwnym razie nie ma potrzeby, aby powtarzać przepisy kodeksu pracy i ustaw szczegółowych.
W regulaminie wynagrodzeń powinna być także zawarta informacja o kategorii osobistego zaszeregowania pracowników, jeżeli z regulaminu takiego wynika, że na podstawie tych informacji ustala się stawki wynagrodzenia zatrudnionych.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wejściu w życie regulaminu wynagradzania oraz o każdej zmianie, jaka w nim nastąpi. Jeżeli nowe postanowienie regulaminu jest korzystniejsze od poprzedniego, to z dniem jego wejścia w życie zastępuje ono automatycznie wcześniejsze. Gdyby natomiast nowe postanowienia okazały się mniej korzystne od poprzednich, to wymagane jest porozumienie zmieniające lub wypowiedzenie warunków umowy albo innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. Ważne jest, aby ustalenia regulaminu wynagradzania nie były mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układu zbiorowego lub przepisy o charakterze powszechnie obowiązującym.

Zgodnie z art. 772 § 4 K. p. regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania. Jeżeli strony nie osiągną porozumienia w sprawie opisywanego regulaminu, pracodawca nie może ustalić go samodzielnie. Jeżeli w firmie nie ma związków zawodowych, to pracodawca sam ustala taki regulamin. Wchodzi on w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 772 § 6 K. p.).

Regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę (art. 772 § 3 K. p.).

Ustawa o zwolnieniach grupowych

Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników, podlega przepisom ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. nr 90, poz. 844 z późn. zm.). Zgodnie z art. 1 tej ustawy, jej przepisy stosuje się w razie konieczności rozwiązania przez pracodawcę (zatrudniającego co najmniej 20 pracowników) stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron, jeżeli w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie obejmuje co najmniej:

• 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
• 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników,
• 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.

Część przepisów ww. ustawy ma zastosowanie również w przypadku zwolnień indywidualnych w sytuacji, gdy rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło za wypowiedzeniem przez pracodawcę lub w drodze porozumienia stron z powodu przyczyn nie leżących po stronie pracownika. Dotyczy to m. in. odprawy pieniężnej uzależnionej od zakładowego stażu pracy. Zgodnie z art. 8 ww. ustawy pracownikowi, w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
• dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;
• trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Zgodnie z art. 3 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz sfera budżetowa bez względu na liczę zatrudnionych. Decydują więc tutaj etaty, a nie wyłącznie liczba pracowników.

Przykład
W dniu 1 stycznia 2008 r. pracodawca zatrudniał 24 osoby, z czego 6 z nich na ½ etatu, a 4 na ¼ etatu. Pozostali byli zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy. Zgodnie z wyliczeniem: 14 pełnych etatów + (1/2 etatu x 6 pracowników) + (1/4 x 4 pracowników) = 14 + 3 + 1 = 18 etatów w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Pracodawca nie jest więc zobowiązany do tworzenia ZFŚS. Nie będzie go musiał ponadto utworzyć nawet w sytuacji, w której w trakcie roku 2008 zatrudnienie wzrośnie, a liczba pracowników w przeliczeniu na pełne etaty wyniesie co najmniej 20. Ważny jest bowiem stan zatrudnienia na dzień 01 stycznia danego roku

Pracodawcy (z wyjątkiem działających w sektorze finansów publicznych) mogą zwolnić się z obowiązku tworzenia Funduszu i wypłacania świadczenia urlopowego na warunkach określonych ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Informacja taka powinna znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub w przypadku jego braku – w regulaminie wynagradzania.

Pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć Fundusz dobrowolnie.

Świadczenia chorobowe

Pracodawca, który zatrudnia nie więcej niż 20 pracowników ma obowiązek wypłacania zatrudnionym wynagrodzenia chorobowego (za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w ciągu roku). Zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński i świadczenia rehabilitacyjne (z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego) wypłaca ZUS.

Inaczej jest w przypadku pracodawcy, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób. Ma on obowiązek ustalenia prawa, wysokości oraz wypłaty świadczeń chorobowych z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego (zasiłku chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego, opiekuńczego i świadczeń rehabilitacyjnych) przez cały okres choroby bądź niezdolności do pracy.

Świadczenia z ubezpieczeń społecznych są wypłacane przez pracodawcę tylko za czas niezdolności do pracy występującej w trakcie zatrudnienia danej osoby. Od dnia rozwiązania stosunku pracy wypłatę tych świadczeń przejmuje ZUS. W takiej sytuacji pracodawca musi przekazać do ZUS:

• zwolnienie lekarskie ZUS ZLA trwające do dnia rozwiązania umowy (w aktach pracownika powinien zostawić kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem, a oryginał wysłać do ZUS),
• wypełniony formularz ZUS Z-3 (dla pracowników) lub ZUS Z-3a (dla zleceniobiorców i innych osób niebędących pracownikami) będący zaświadczeniem o wysokości wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru świadczenia.

Obowiązki pracodawcy związane z BHP

Powyższą kwestię reguluje w części rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.). Pracodawca ma m.in. obowiązek wyposażenia miejsca pracy w pomieszczenia i urządzenia higieniczno – sanitarne (szatnia, jadalnia, natryski, ustępy, umywalki). Zgodnie z § 103 ww. rozporządzenia „przy wyjściu z pomieszczenia, w którym odbywa się praca przy użyciu materiałów zakaźnych lub toksycznych powinna znajdować się co najmniej jedna umywalka z doprowadzoną do niej ciepłą wodą - na każdych dwudziestu pracowników jednocześnie zatrudnionych, lecz nie mniej niż jedna umywalka przy mniejszej liczbie zatrudnionych”.
„Pracodawca zatrudniający powyżej dwudziestu pracowników na jednej zmianie powinien zapewnić pracownikom pomieszczenie do spożywania posiłków, zwane dalej jadalnią" (§ 29 powyższego rozporządzenia).

Źródło: egospodarka.pl

Zadaj pytanie | Drukuj | Wyślij znajomemu | Ulubione | 8 sierpnia 2008