Kalendarz wydarzeń
Październik 2019
PnWtŚrCzPtSoNd
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031   

Partnerzy

GARR SA
GAPP SA
FGRN SA

Jak firmy strzegą swoich tajnych informacji?


Porady ekspertów | Szkolenia 2008-07-25 10:43:03

Artykuł archiwalny
Ten artykuł jest starszy niż 12 miesięcy.

Co jest większym sekretem w firmie niż pensja współpracownika? Informacja. Firmy strzegą swoich planów, receptur, technik produkcji, bo we współczesnym świecie to największa wartość. Jak im się to udaje?

Czerwona łapa zaatakowała Polskę 26 lutego 2004 roku. Reklamy były wszędzie: na billboardach, autobusach, balkonach prywatnych mieszkań, nawet na Pałacu Kultury w Warszawie. Po mieście jeździły czarne trabanty z wielkimi czerwonymi łapami, a tajemnicze logo pojawiło się nawet na wagonach - wówczas nietkniętego reklamą - warszawskiego metra. Tylko nikt nie wiedział, o co chodzi. Jak udało się utrzymać w tajemnicy tak gigantyczne przedsięwzięcie jak wprowadzenie nowej sieci komórkowej Heyah?

Czerwona łapa ukryta w margarynie

- Nowa marka okazała się strzałem w dziesiątkę, ale największym sukcesem było jednak utrzymanie w tajemnicy przez ponad dwa tygodnie samego produktu, jego nazwy oraz całego kształtu oferty - wspomina Agata Borowska z Heyah

Mówi jedna z osób, która brała udział w projekcie: - Każde nasze spotkanie musiało odbywać się w tajemnicy. Pierwszy raz spotkaliśmy się 23 grudnia 2003 roku, niby złożyć sobie życzenia świąteczne i rozpoczęliśmy pracę nad nowym projektem. Musieliśmy zwodzić zarówno dociekliwą konkurencję, jak i naszych współpracowników. Aby ograniczyć ryzyko przecieku, w firmie nad projektem pracowało tylko kilka osób. Później każda z nich rekrutowała kolejną osobę i była osobiście odpowiedzialna za wyciek informacji. To było jak spisek. Pracowaliśmy w wynajętych w tajemnicy biurach pod Warszawą. Dwa niezależnie działające zespoły kreatywne przygotowywały różne koncepcje przez mniej więcej trzy tygodnie. Po miesiącu działania w ukryciu pojawiła się potrzeba zaangażowania większej liczby osób i konieczność usprawiedliwienia notorycznie powtarzających się nieobecności w biurze niektórych osób. Cały proces kreacji nosił oficjalny kryptonim "Margaryna". Na zewnątrz nad projektem pracowało tylko kilkanaście osób. To byli ludzie z profesjonalnych agencji tworzących pozostałą część projektu. To niesamowite, że się udało.

Z czego robi się ptasie mleczko

Gdy cały zespół przygotowujący wejście Heyah na rynek świętował sukces, na suto zastawionym stole oprócz innych frykasów leżało ptasie mleczko. Nikt nie pomyślał, że tak jak Heyah w 1936 r. powstawało wedlowskie Ptasie Mleczko. Jego nazwa, jak głosi anegdota, powstała w chwili, kiedy mistrz cukierniczy fabryki Wedlów zaprezentował do spróbowania swój świeżo opracowany wyrób. Gdy zaczęto zastanawiać się, jaką powinien mieć nazwę, padło pytanie: "Czego potrzeba do szczęścia człowiekowi, który już wszystko posiada?". Wtedy ktoś odpowiedział: "Ptasiego mleczka" - i tak już zostało. Po latach okazało się, że nazwa, nad którą zastanawiało się kilku zaufanych ludzi Jana Wedla wraz z mistrzem smaku, okazała się prawdziwym majstersztykiem. Oprócz trafionej nazwy pracownicy Wedla uważają, że sukces tego przysmaku tkwi w przechowywaniu do dziś tajemnicy receptur, którą przez lata poznawali najbardziej zaufani i starannie dobierani pracownicy.

Swoją wiedzę przekazywali następcom dopiero przy przejściu na emeryturę. Jak chronić tajemnicę receptury? Każdy z kucharzy na linii produkcyjnej zna tylko fragment przepisu, nad którym pracuje. Zrobiony element przekazuje koledze, który wykonuje kolejną czynność. Nad całością czuwa główny koordynator, który zawiaduje całym procesem produkcji ptasiego mleczka.

Budynek, który nie istnieje, projektuje się w kancelarii tajnej

Firma Mostostal Warszawa niedawno wygrała przetarg na budowę nowoczesnego skarbca dla Narodowego Banku Polskiego Jak zbudować taki obiekt, żeby w niepowołane ręce nie dostały się plany? Cały projekt jest ściśle tajny. Nawet wizualizacja, którą firma przechowuje w zabezpieczonym elektronicznie sejfie.

Poza tym Mostostal Warszawa uczestniczy w przetargach na obiekty dla wojska, m.in. na schrony. - Nie możemy rozmawiać z wojskiem, dopóki nie spełnimy wymagań, jakim jest dochowanie tajemnicy. Takie dokumenty nie mogą być przekładane z biurka na biurko. Dlatego mamy w firmie bardzo ograniczony krąg osób, które spełniają te wymogi i mają odpowiednie certyfikaty, które pozwalają im na dostęp do informacji niejawnych. Żeby nikt niepowołany nie miał wglądu w dokumentację, w firmie jest specjalne pomieszczenie - kancelaria tajna - do którego dostęp mają nieliczni. Wszyscy muszą podpisać zobowiązanie, że nie będą rozpowszechniać żadnych informacji pod karą bardzo dużej grzywny. Pokój jest zamknięty i odizolowany od innych i naszpikowany elektronicznymi systemami zabezpieczenia, w którym systemy komputerowe nie są włączone do tradycyjnej firmowej sieci - mówi Marek Bryll z biura prasowego Mostostalu Warszawa.

Zaszyfrowana sieć

A jak poradzić sobie z wyciekiem informacji, kiedy wszystkie dokumenty w firmie krążą po wewnętrznej sieci? Firma Microsoft korzysta ze specjalnych systemów do zarządzania prawami do informacji, które wbudowane są w pakiety biurowe: edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, programy do tworzenia prezentacji. Zarządzanie prawami do informacji (Information Rights Management) to usługa, która pozwala na pełną kontrolę nad tworzonymi i przechowywanymi w firmie dokumentami i pakietami danych. Pozwala zarówno jednoznacznie i bardzo szczegółowo zdefiniować opcje korzystania z plików przez użytkowników, jak również na szybki ich kontakt z autorem dokumentów. - Za pomocą IRM możliwe jest m.in. blokowanie funkcji drukowania czy też edycji poszczególnych plików. Informacja o zabezpieczeniach i ograniczeniach nałożonych na dany dokument jest jego integralną częścią, obowiązują więc one na każdym komputerze i w każdej sieci. Funkcja IRM blokuje także możliwość robienia tzw. zrzutów ekranu przy użyciu klawisza "Print Screen". Sprawdza się ona równie dobrze w przypadku korespondencji elektronicznej, pozwalając na pełną kontrolę nad wysyłanymi e-mailami. Dostępna jest także opcja wyznaczenia okresu, po którym dokument wygasa, a użytkownik chcący dalej z niego korzystać musi skontaktować się z jego autorem w celu ponownego nadania praw do jego użytkowania - mówi Bartłomiej Danek, rzecznik prasowy Microsoftu.

Jak się robi pieniądze

Jeszcze w większej tajemnicy pracują pracownicy Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. Nowoczesne bramki, wartownicy, osobiste kontrole czekają ich przy każdym wejściu i wyjściu z zakładu pracy. Do tego dochodzą specjalne karty dotykowe, by móc wejść na teren zakładu. Wszystko, począwszy od logowania się do sieci, a skończywszy na wchodzeniu do specjalnych, tajnych pomieszczeń, wymaga zgody przełożonych. Nawet zaufani pracownicy muszą mieć pisemną zgodę na indywidualne wniesienie na teren zakładu pracy nośników pamięci czy laptopów. Każdy pracownik musi podpisać umowę lojalnościową, w której zobowiązuje się do zachowania tajemnicy zakładu. - Mamy całą "procedurę tajemnicy" - mówi Arkadiusz Słodkowski, rzecznik prasowy PWPW. Tajemnicą owiane są nie tylko maszyny, na których wykonywane są zamawiane elementy czy rodzaj papieru, ale nawet ich ryt. Tu nawet wzorek króla na banknocie jest ściśle tajny czy nitka o specjalnym wzorze wtapiana w banknot. Dlatego maszyny produkowane są tylko w jednym egzemplarzu. Nie ma masowej produkcji. - Wszystko musi być na nasz wymiar skrojone niczym spodnie u krawca. W ten sposób mamy pewność i niepowtarzalność, że banknot zszedł z tej, a nie innej maszyny. Nie tak dawno w firmie awarii uległa jedna z najstarszych maszyn w zakładzie. Człowiek, który ją zaprojektował, był już bardzo schorowany, a nikt nie umiał go zastąpić. Dlatego dyktował, co i jak trzeba w niej poprawić, przez telefon - mówi Słodkowski.

Strażnicy tajemnic

Tysiące tajemnic handlowych poznają też pracownicy Polskiej Agencji Informacji i Inwestycji Zagranicznych. - Bardzo dużo mamy takich informacji. Dotyczą one zakresu inwestycji, kwoty, lokalizacji inwestycji oraz co ma być przedmiotem, byśmy wiedzieli, pod co szukamy terenu. A wszystko dzieje się tu na rok przed oficjalnymi zapowiedziami, że kolejne firmy rozpoczynają działalność w Polsce. Czasami pracownicy poznają zamiary firmy, w chwili gdy zaczynają się negocjacje, czy inwestycja będzie w Polsce, czy w Indiach - wylicza Wojciech Szelągowski, wiceprezes PAIiIZ. Tu nie ma żadnych sejfów, specjalnych zabezpieczeń czy elektroniki, która ma zabezpieczać tajne informacje zagranicznych firm chcących zainwestować w naszym kraju. - Najlepszym zabezpieczeniem są ludzie, dlatego do bólu tłumaczę swoim pracownikom, dlaczego dochowanie poufności jest tak ważne -opowiada Szelągowski. - Naszą receptą na sukces dochowania wszystkiego w tajemnicy jest jakość naszych pracowników. Nikt z nikim na zewnątrz nie rozmawia o swojej pracy. Jeżeli są jakiekolwiek pytania w kwestii inwestycji, to każdy pracownik przychodzi do mnie. Żadna technologia nie jest w stanie przewyższyć lojalności pracowników - dodaje. - Niedawno jedna ze skandynawskich firm od razu na wstępie zastrzegła, że jeżeli jakakolwiek informacja o jej inwestycji czy próbie wejścia na polski rynek wycieknie z naszego urzędu, to oni od razu zmieniają kraj i nici z planowanej inwestycji. Obecnie pomagamy w realizacji aż 150 ta-kich projektów. Jedne są rzędu kilku milionów, inne dochodzą do kilkuset milionów dolarów - dodaje.

Masz pytanie dotyczące uzyskania dotacji z UE? Zadaj pytanie na forum naszym specjalistom.
Tagi: biuro kontakt teren przedmiot karta plan ryzyko produkcja pieniądze oferta 2004 produkt kraj dane realizacja technologia bank projekty agencja działania kontrola wymiar dokument kwota inwestycja działalność firma praca rok projekt prawo polski pracownik informacja program polska cel rynek przypadek system
Źródło: gazetapraca.pl
Opracowano we współpracy z:
Górnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego SA
http://garr.pl
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Logo PO KL Logo UE