Kalendarz wydarzeń
Maj 2019
PnWtŚrCzPtSoNd
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

Partnerzy

GARR SA
GAPP SA
FGRN SA

Kto może przetwarzać dane pracowników w firmie?


Wiadomości | Zarządzanie 2008-03-11 15:49:06

Artykuł archiwalny
Ten artykuł jest starszy niż 12 miesięcy.

Kadrowiec, który zajmuje się dokumentacją personalną, musi mieć specjalne upoważnienie do przetwarzania danych.

Akta osobowe i inne dokumenty pracownicze, którymi zajmuje się pracownik działu kadr, stanowią zbiór danych osobowych. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (tekst jednolity DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm., dalej ustawa) ich administratorem jest pracodawca, a praca specjalisty ds. personalnych polega na przetwarzaniu tych danych. Są to różne operacje wykonywane na danych m.in. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie.

Pracodawca nie musi zgłaszać zbioru danych do rejestracji generalnemu inspektorowi ochrony danych osobowych (art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy), ale ma obowiązek wydania pracownikowi działu kadr upoważnienia i wpisania go do odpowiedniej ewidencji. Właściciel firmy, który jest pracodawcą nie musi zgłaszać zbioru danych osobowych swoich pracowników do rejestru GIODO, ale ma zapewnić ich prawidłowe przetwarzanie i zagwarantować bezpieczeństwo.
O tym mówi rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (DzU nr 100, poz. 1024) wraz z załącznikiem opisującym poziomy bezpieczeństwa w firmie.
Rozporządzenie przewiduje obowiązek sporządzenia i prowadzenia określonej dokumentacji. Zawiera też upoważnienie do przetwarzania danych. Ma być tam także ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, czyli wykaz osób dopuszczonych przez pracodawcę do przetwarzania danych osobowych pracowników.

Administrator danych, czyli pracodawca, powinien podać w tym dokumencie imię i nazwisko kadrowej zajmującej się sprawami pracowniczymi w firmie. Przetwarza ona dane osobowe pracowników w imieniu pracodawcy. Należy koniecznie wskazać dzień – datę nadania upoważnienia oraz wygaśnięcia uprawnienia do przetwarzania danych osobowych. Ewidencję musi podpisać administrator danych osobowych.

Zazwyczaj dane pracowników przetwarzane są w systemie informatycznym. W związku z tym, w ewidencji wskazuje się również login czyli nazwę użytkownika, pod jaką znajduje się w systemie, w którym przetwarza się dane.

Masz pytanie dotyczące uzyskania dotacji z UE? Zadaj pytanie na forum naszym specjalistom.
Tagi: ewidencja rejestr rozporządzenie 2004 dane ochrona dokument firma praca ustawa pracownik pracodawca należy system
Źródło: Rzeczpospolita
Opracowano we współpracy z:
Fundusz Górnośląski SA
http://www.fgrn.com.pl
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Logo PO KL Logo UE