Przedsiębiorcy chcą zniesienia obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat
Wiadomości | Prawo 2008-02-21 09:31:50
Przedsiębiorcy proponują skrócenie okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej oraz umożliwienie ich przechowania w formie elektronicznej. Chcą również, aby dokumenty te były przechowywane tylko do czasu przejścia ubezpieczonego na rentę lub emeryturę.
Uważają oni, że przechowywanie przez 50 lat dokumentów to duże koszty związane z opłacaniem archiwum lub zatrudnieniem osoby zajmującej się porządkowaniem dokumentów.
Zdaniem ZUS, skrócenie okresu przechowywania dokumentów może spowodować problemy z uzyskaniem w przyszłości świadczeń. Z kolei zdaniem archiwistów rozwiązanie proponowane przez pracodawców będzie można wprowadzić dopiero, gdy dokumenty będą potwierdzane bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej określone są w art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004, nr 39, poz. 353 z późn. zm.).
Wcześniejsze problemy z dokumentowaniem wysokości zarobków przez osoby, które ubiegają się o renty i emerytury spowodowały, że ustawodawca od 1 stycznia 2003 r. wprowadził obowiązek przechowania przez 50 lat list płac i kart wynagrodzeń.
Jak podaje Gazeta Prawna „było to podyktowane tym, że zgodnie z obowiązującymi przepisami ubiegający się o renty lub emerytury mogą przedstawić w ZUS zaświadczenia o wysokości zarobków z dowolnie wybranych 20 lat z całego okresu pracy lub z 10 kolejnych lat.” Teresa Guzelf, dyrektor Departamentu Świadczeń Pieniężnych ZUS uważa, że potrzebne jest zapewnienie ubiegającym się o świadczenia możliwości otrzymania od płatników składek zaświadczeń potwierdzających wysokość wynagrodzeń nawet z odległych lat.
Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku tłumaczy, że 50-letni okres przechowywania dokumentacji jest różnie ustalany. Jeśli chodzi o dokumentację osobową to jest liczony od daty zwolnienia pracownika z pracy, a płacową od roku następnego po tym, w którym nastąpiła wypłata.
Pracodawcy zwrócili się w sprawie zniesienia obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat do sejmowej Komisji Nadzwyczajnej Przyjazne Państwo. Janusz Palikot, przewodniczący tej komisji zapewnił, że posłowie wkrótce zajmą się tą propozycją.
Pełna wersja wiadomości prawno-gospodarczych – czytaj na gazeta prawna.pl.
Źródło: Gazeta Prawna
